Comissió Mixta d’Auditoria i Riscs

FUNCIONS DE LA COMISSIÓ MIXTA D’AUDITORIA I RISCS

• a) Informar sempre el Consell d'Administració sobre les qüestions tractades en les reunions de la Comissió Mixta.
• b) Informar en la Junta General d'Accionistes sobre les qüestions que en ella plantegin els accionistes en matèria de la seva competència, sempre que aquestes mateixes qüestions no hagin pogut ser prèviament contestades o aclarides a la Junta pel Consell d'Administració.
• c) Proposar al Consell d'Administració, per al seu sotmetiment a la Junta General, el nomenament, reelecció o substitució dels auditors de comptes externs i vetllar per la rotació de les signatures o dels equips d'auditors.
  En relació a la selecció i proposta de nomenament de l'auditor de comptes extern, la Comissió Mixta d'Auditoria i Riscos serà responsable de:
  • • Establir un procediment de selecció o reelecció de l'auditor extern, en què s'estableixin els criteris considerats per a la seva elecció o manteniment.
• d) Vetllar per la independència de l'auditor de comptes, sent responsable la Comissió Mixta d'Auditoria i Riscos de:
  • • Demanar i rebre informació sobre aquelles qüestions que puguin posar en risc la independència d'aquests i qualssevol altres relacionades amb el procés de desenvolupament de l'auditoria.
  • • Disposar d'un procediment i criteris que defineixin l'actuació de la Comissió Mixta d'Auditoria i Riscos amb l'auditor de comptes.
  • • Emetre anualment un informe en el qual s'expressi la independència de l'auditor extern i la valoració de les activitats duus a terme per aquest.
• e) Supervisar el procés d'auditoria externa, per al que la Comissió Mixta d'Auditoria i Riscos deurà:
  • • Recaptar informació sobre el pla d'auditoria, la seva execució i qualssevol altres qüestions relacionades amb el procés de l'auditoria de comptes, en particular les discrepàncies que puguin sorgir entre l'auditor de comptes i la direcció de l'entitat.
  • • Establir un calendari d'activitats i una agenda anual de reunions amb l'auditor de comptes en les quals es revisi; l'estratègia i el pla de treball de l'auditor de comptes, aspectes rellevants relacionats amb el desenvolupament de l'auditoria i els resultats d'aquesta.
  • • Revisar amb l'auditor de comptes, en finalitzar l'auditoria, les troballes significatives derivades del seu treball, així com el contingut de l'informe d'auditoria i de l'informe addicional per a la Comissió Mixta d'Auditoria i Riscos d'entitats d'interès públic.
  • • Realitzar una avaluació final sobre l'actuació de l'auditor i com ha contribuït a la qualitat de l'auditoria i a la integritat de la informació financera.
  • • Informar, en el cas que la Comissió Mixta ho consideri convenient, al Consell d'Administració de qualsevol aspecte preocupant o sense resoldre sobre la qualitat de l'auditoria.
• f) Conèixer, entendre i supervisar l'eficàcia del sistema de control intern de la informació financera del Banc i les seves filials, i la formulació de recomanacions i propostes d'actuació per a assegurar la confiança i fiabilitat del sistema de control intern. La supervisió comprèn la recepció d'informes dels responsables de control intern i de l'auditoria interna i concloure sobre el nivell de confiança i fiabilitat del sistema de control intern.
• g) Revisar la claredat i integritat de tota la informació financera i no financera que el Banc i filials facin públiques, així com la correcta aplicació dels principis comptabilitat generalment acceptats, així com informar el Consell d'Administració de les propostes de modificació de principis i criteris comptables suggerits per la Direcció.
• h) Supervisar i realitzar un seguiment d'aquells plans addicionals de caràcter ocasional o específic que haguessin de posar-se en pràctica per raons de canvis reguladors o per necessitats d'organització del Banc i/ o les seves filials, entre ells, el Pla de Continuïtat de Negoci.
• i)Impulsar una cultura corporativa en la qual la gestió i el control del risc sigui un factor capital a tenir en compte a la presa de decisions a tots els nivells de l'organització del Banc i les seves filials.
• j) Assessorar el Consell d'Administració sobre la propensió global al risc, actual i futura, de l'entitat i la seva estratègia en aquest àmbit, i assistir-li en la vigilància de l'aplicació d'aquesta estratègia. No obstant això això, el Consell d'Administració serà el responsable dels riscos que assumeixi el Banc i les seves filials.
• k) Donar suport al Consell d'Administració en la determinació de les Polítiques societàries amb referència al sistema de gestió i control de riscos del Banc i filials.
• l) Donar suport al Consell d'Administració en la determinació de les modalitats reglamentàries i de gestió amb les quals valorar els riscos als quals resulta exposat el Banc i les seves filials.
• m) Donar suport al Consell d'Administració en la determinació de les Polítiques societàries que fan referència al sistema de control intern en coherència amb la propensió al risc triada. En particular realitza propostes de:
  • • l'estructura de control, amb particular referència a les decisions de dotar a l'Entitat d'específiques funcions de control en conformitat a les disposicions de Supervisió;
  • • nomenament i cessament del Responsable de la funció Gestió de Riscos, del Responsable de la funció de Compliance, del Responsable de la funció d'Auditoria Interna i del Responsable de la funció d'Inspecció Xarxa de Venda;
  • • el model organitzatiu de suport de les funcions de control, a més de les directrius sobre les seves respectives activitats, les quals són necessàries per a la determinació dels seus relatius Reglaments.
• n) Revaluar anualment la llista de riscos, financers i no financers, més significatius als quals es troba exposat el Banc i les seves filials, així com el nivell de tolerància establert per a cadascun dels riscos. Això inclourà la identificació, enteniment i avaluació dels riscos emergents, com ara els derivats de canvis socials, tecnològics (ciberseguretat), reguladors, fiscals, climàtics i crisis sanitàries i pandèmies entre altres, i els riscos reputacionals, així com els mecanismes d'alerta primerenca existents, avaluant periòdicament la seva eficàcia.
• o) Vigilar que la política de preus dels actius i els passius oferts als clients tingui plenament en compte el model empresarial i l'estratègia de risc de l'entitat. En cas contrari, la Comissió Mixta presentarà al Consell d'Administració un pla per a esmenar-la.
• p) Determinar, juntament amb el Consell d'Administració, la naturalesa, la quantitat, el format i la freqüència de la informació sobre riscos que hagi de rebre la pròpia Comissió Mixta i el Consell d'Administració.
• q) Valorar els Plans anuals preparats respectivament pel Responsable de Gestió de Riscos, pel Responsable de Compliance, pel Responsable d'Auditoria Interna i pel Responsable d'Inspecció Xarxa de Venda, sol·licitant on es cregui necessari afegir específiques intervencions no planificades.
• r) Donar suport al Consell d'Administració en la valoració efectuada sobre la conformitat, idoneïtat i efectiu funcionament del sistema de control intern, assegurant-se que els principals riscos empresarials siguin correctament identificats, a més de mesurats, gestionats i monitorats de manera adequada. En particular expressa la seva opinió en relació a:
  • • l'efectiu respecte i aplicació per part de la Funció de Gestió de Riscos, de la Funció de Compliance, de la Funció d'Auditoria Interna i de la Funció d'Inspecció Xarxa de Venda de les directrius definides en matèria de desenvolupament de l'activitat de control;
  • • la idoneïtat cuali-*cuantitiva de la Funció de Gestió de Riscos, de la Funció de Compliance, de la Funció d'Auditoria Interna i de la Funció d'Inspecció Xarxa de Venda, a més de la possessió de les mateixes d'autonomia de judici apropiada;
  • • la coherència amb el principi de proporcionalitat i amb les directrius estratègiques del model de control del Grup Mediolanum;
• s) Expressar una opinió amb referència a l'aplicació de les directrius del PAC (procés d'autoavaluació del capital) i del PAL (procés d'autoavaluació de la liquiditat), i dels resultats dels mateixos referits a Grup Mediolanum quant a l'autoavaluació de la situació patrimonial i de la situació de liquiditat concordes a un perfil de riscos, govern intern i gestió i control dels riscos.
• t) Col·laborar per a l'establiment de polítiques i pràctiques de remuneració racionals. A tals efectes, la Comissió Mixta examinarà, sense perjudici de les funcions del Comitè de Nomenaments i Remuneracions, si la política d'incentius prevista en el sistema de remuneració té en consideració el risc, el capital, la liquiditat i la probabilitat i l'oportunitat dels beneficis.
• u) Supervisar la funció d'Auditoria Interna del Banc i les seves filials, garantir la independència, autonomia i universalitat de la funció d'Auditoria Interna. En particular, la Comissió Mixta d'Auditoria i Riscos es responsabilitzarà de:
  • • Avaluar i aprovar anualment les funcions a assumir per la Funció d'Auditoria Interna del Grup.
  • • Avaluar, aprovar i supervisar l'execució i desenvolupament del Pla Anual d'Auditoria Interna del Grup, a proposta del Responsable de la Funció d'Auditoria Interna. En particular verificarà que el Pla d'Auditoria ha considerat les principals àrees de risc, financer i no financer, i que la dotació de mitjans tècnics, financers i humans, és adequada per als objectius d'auditoria i els treballs a realitzar.
  • • Supervisar i realitzar un seguiment d'aquells plans addicionals de caràcter ocasional o específic que haguessin de posar-se en pràctica per raons de canvis reguladors o per necessitats d'organització de la companyia.
  • • Assegurar que existeix una adequada coordinació amb altres funcions d'assegurament com són la de gestió i control del risc, compliment normatiu, així com amb l'auditor extern.
  • • Assegurar que el responsable d'Auditoria Interna del Grup té accés efectiu a la Comissió Mixta d'Auditoria i Riscos
  • • Supervisar l'informe anual amb l'opinió del Responsable d'Auditoria Interna, verificant l'adequació de les conclusions aconseguides per la funció d'Auditoria Interna del Grup i seguiment dels plans d'acció definits, així com que qualsevol discrepància que hagués sorgit amb la Direcció del Banc i les filials s'ha resolt.
  • • Avaluar el funcionament de la funció d'Auditoria Interna del Grup i l'acompliment del seu responsable.
  • • Proposar el nomenament, reelecció i cessament del responsable de la funció d'Auditoria Interna del Grup.
• v) Recaptar informació sobre eventuals irregularitats, anomalies o incompliments sempre que fossin rellevants, que l'Auditoria Interna hagués detectat en el curs de les seves actuacions, entenent-se com a rellevants aquelles que poguessin originar un impacte o mal significatiu o substancial en el patrimoni, els resultats o reputació del Banc i filials.
• w) Examinar les informacions periòdiques preparades per les funcions de control sobre les activitats de Gestió de Riscos, Compliance, Auditoria Interna i Inspecció Xarxa de Venda.
• x) Examinar les informacions periòdiques sobre les reclamacions i sinistres i la Memòria del Servei d'Atenció al Client.
• y) Examinar les informacions periòdiques en matèria de tractament de dades personals, i seguretat, incloent els aspectes relacionats amb ciberseguretat.
• z) Examinar les informacions periòdiques en matèria d'abús de mercat, de prevenció de blanqueig de capitals i de prevenció de riscos penals.
• aa) Examinar la informació no financera de Banco Mediolanum continguda en la Memòria d'informació sostenible (“Bilancio di Sostenibilità”) del Grup Mediolanum.
• bb) Supervisar el funcionament del sistema o canal de denúncia de potencials irregularitats o incompliments de la normativa, així com dels reglaments interns de conducta, aplicables al Banc i les seves filials.
• cc) Avaluar, almenys una vegada a l'any, el seu funcionament i la qualitat dels treballs de la Comissió Mixta d'Auditoria i Riscos, així com elaborar l'informe anual sobre l'activitat d'aquesta.